Expression des besoins

L'expression des besoins (EdB) est le point de départ de tout projet informatique. Elle se situe avant l'étude de faisabilité et avant la rédaction du cahier des charges et des spécifications fonctionnelles générales (SFG).

Le document d'EdB est rédigé par le client ou l'utilisateur. Il doit être concis et clair et ne doit pas dépasser quelques pages. L'EdB s'organise en différentes parties :

 Rappel du contexte pour bien situer le besoin dans un contexte précis

 Expression du besoin

 Description des exigences sans faire l'erreur de tomber dans un début de solution technique.

Cette partie est parfois négligée mais elle est importante pour bien fixer les limites du besoin et son cadre d'application. Sans précision sur le contexte, le projet peut facilement dériver vers un champ d'application trop large. Le besoin peut être mal jugé ou tout simplement mal compris.

Le rappel du contexte peut lui même être découpé en deux parties :

• rappel de l'existant
• description des changements qui ont eut lieu ou auront lieu et introduisent un nouveau besoin

Il faut dire les choses en quelques phrases courtes et précises. L'EdB doit en dire le plus possible avec le moins de mots possibles. Des schémas et des illustrations peuvent apporter plus de précision tout en restant concis et synthétique. L'important d'une bonne EdB est qu'elle soit comprise par tout le monde, aussi bien les utilisateurs que les techniciens.

Les objectifs doivent clairement ressortir et si possible le ROI et le gain escompté si une réponse positive au besoin est apportée. On peut aussi préciser les risques et les conséquences si aucune solution n'est apportée au besoin.

Les objectifs doivent être si possible datés et chiffrés.

Un glossaire peut compléter avantageusement l'EdB en apportant quelques définitions de mots techniques utilisés dans celle-ci.

Attention, il ne s'agit pas de tomber dans le travers qui consiste à décrire la solution technique. Il faut rester au niveau le plus général possible et être factuel.

Les exigences peuvent être de différentes sortes :

• Règlementaires
• Contraintes
• Comportementales
• Historiques
• Techniques
• Temporelles
• Economiques
• Budgétaires

Les exigences règlementaires sont les plus simples. Elles correspondent à une nouvelle règlementation et bien souvent elles sont associées à des exigences temporelles. Le planning de mise en place de la nouvelle règlementation doit être précisé.

S'il existe des contraintes particulières, elles doivent être précisées dans l'expression des besoins. Ces contraintes peuvent être aussi bien techniques que temporelles. C'est là également que l'on va préciser la volumétrie attendue.

Les exigences comportementales correspondent aux habitudes de travail des utilisateurs. Elles peuvent être à la fois historiques et techniques.

Les exigences techniques sont le plus difficiles à préciser car il ne faut pas tomber dans le piège de décrire la solution technique finale.

La principale erreur est de se concentrer sur le « comment ? » et non sur le fonctionnel. Il ne faut pas anticiper sur la solution technique, même si on pense que c'est cette solution qui sera proposée.

Une autre erreur fréquente est de se contredire ou de rester trop vague sur certains points qui peuvent être mal compris.

Pour finir, dans la liste des erreurs qui reviennent le plus, on rencontre la priorisation qui n'est pas indispensable à ce point du projet. Les priorités ne sont à préciser que si elles représentent de réelles exigences. En général ce n'est pas le cas.

En conclusion d'une EdB il ne faut pas oublier de préciser les impacts collatéraux qu'il peut y avoir avec d'autres fonctions.

Voici très schématiquement un exemple d'EdB, rédigée au stade de brouillon, mais pour vous montrer les points qu'elle doit comporter et qu'il faudra ensuite compléter avec une rédaction en bon français.

Voilà, vous avez l'essentiel en quelques lignes. Notez bien qu'il n'est pas précisé dans les exigences que l'imprimante doit être impérativement une imprimante laser couleur. En effet, la solution technique, après étude de faisabilité, peut amener à proposer une imprimante jet d'encre de haute disponibilité capable de traiter des volumes conséquents. L'exigence n'est bien que celle d'obtenir des documents couleurs, peu importe du « comment l'obtenir ? ».